Skip to content

BAB 1 PROSES PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN(EKA FITRI HANDANI)

March 24, 2013

Prosedur Administrasi Perkantoran

 
A. Pengertian Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.
Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan
perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan
pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office
management.
Menurut para ahli administrasi perkantoran meliputi :
a)      Perumusan Arthur Grager
“office management is the function of administreting the communication and record service of an organization.”
(Manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan  warkat dari suatu organisasi.
b)      Perumusan William Leffing & Edwin Robinson
“office management is a fungcion, is that brach of the art and scince of management which is concerned with the efficient performance of office work, whenefer and whenefer that work to be done.”
(Manajemen perkantoran sebagai suatu fungus adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan.)
c)      Perumusan Edwin Robinson.
“Office managejent is concerned with the direction and supervision of  office work.”
(Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terkadap pekerjaan perkantoran.)
d)      Perumusan  William Spriegel & Ernest Davies
“Office management is the over all direction of clerical activities as distinguished  from such activities as rtaspostation, manufacturing, warehousing, and sales.”
(Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktifitas-aktifitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan, dan penjualan.)
e)      Perumusan George Terry
“Office manajement can be definined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing it so as to achieve the predetermined objectives. It deals with the life cycle of business  information and data from their creation through their maintenance, distribution, and retention, if or permanent value, or destruction  if  obsolete.”
(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakanny agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaanny melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpananny kalau memiiki nilai tetap atau pemusnahannya kala usang.)
Dari definisi-definisi yang dikutip kini dapat dijelaskan bahwa manajemen  perkantoran adalah suatu fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok tugas pekerjaan meliputi sejumah aktifitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaanya ataupun secara praktis saling tergantung satu sama lain. Fungsi dalam sesuatu organisasi dibedakan kepada seorang petugas atau sesuatu tertentu sebagai tugas yang harus ditunaikan.
Fungsi yang disebut manajemen perkantoran menurut para ahli itu meliputi rangkaian aktivitas yang berikut :
–          manajemen dan pengarahan (Evas)
–          tata penyetenggaraan (Grage)
–          manajemen (Littlefield & Peterson)
–          pengawasan (Neuner & Haynes)
–          pengendalian dan pengarahan (Nourse)
–          pengarahan dan pengawasan (Robinson)
–          pengarahan (Spriegel & Devies)
–          perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian serta pergerakan (Terry).
Dengan demikian, pada pokok manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (Melakukan kontrol).sampai menyelenggarakan tata tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran ).
Tetapi sasaran itu tidaklah semata –mata pekerjaan perkantoran ,melainkan ; lingkupannya telah meluas meliputi banyak hal atau faktor lainnya .Edwin Robinson (Business Organization and Practice, 1953) menyebutkan bahwa selain pekerjaan perkantoran ,masih ada 4 faktor lainnya yang tersangkut oleh manajemen perkantoran ,yaitu pegawai perkantoran ,materuial perlengkapan ,H.MacDonald (Office Management,1947),fungsi office management bertalian dengan 6 hal berikut :
1)      Kepegawaian perkantoran                                   (office personal)
2)      Metode perkantoran                                              (office methods)
3)      Perlengkapan perkantoran                                   (office methods)
4)      Faktor-faktor fisis dalam kantor                           (physical factors)
5)      Biaya perkantoran                                                            (office costs)
6)      Haluan perkantoran                                              (office policies)
 
·         Tugas dan Persyaratan Manajer Administratif
Berhubung dengan begitu luasnnya lingkupan bidang kerja manajemen perkantoran itu yang tidak lagi semata-mata menyangkut kantor saja ,maka sejak tahun enam puluhan terjadi perkembangan baru ,istilah “office management” dianggap tidak lagi mencerminkan kedudukan dan peranan fungsi yang sangat luas itu .Lebih-lebih dengan meluasnya perlengkapan elektronik sehingga berkembang teknologi keterangan (Information Technology )atau teknologi pengolahan data (Technology of data processing) serta lahirnya konsep-konsep baru seperti sistem keterangan (Information system ),banyak pihak lalu mengubah istilah office management menjadi Administrative management (Manajemen Administratif)
Sebagai contoh majalah Office Management and American Business yang terbit di Amerika Serikat mengubah judulnya menjadi Administrative Management dalam 1961 .Di negara Inggris sebuah lembaga bernama Institute of Office Management mengubah namanya menjadi The institute of Administrative Management .Dalam 1963 lembaga ini memutuskan kembali tujuannya sehingga berbunyi sebagai berikut :
 
“ The objective of the institute are to  study and promote that branch of management which is concerced with the services planning and of communicating ,by means of wich the affairs ,and achieves its objective .”
(Tujuan lembaga ini adalah menelaah dan memajukan cabang manajemen yang berkenaan dengan pelayanan –pelayanan untuk memperoleh ,mencatat ,dan menganalisis keterangan untuk merencanakan ,dan untuk melakukan komunikasi yang dengan upaya itu pimpinan suatu perushaan melindungi harta benda ,memajukan urusan-urusan ,dan mencapai tujuan-tujuan perusahaan .)
Bagian akhir kalimat yang ditegaskan itu merupakan definisi adminsitrative management .jadi,management administrative adalah cabang manajemen yang menyangkut fungsi-fungsi pelayanan :
·         Memperloheh keterangan
·         Mencatat keterangan
·         Menganalisis ketrangan
·         Menyusun rencana
·         Melakukan komunikasi
Advertisements

From → Uncategorized

Leave a Comment

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: