Skip to content

BAB 5 FILLING SYSTEM ABJAD (OKTAMI KARTIKA SANTI)

Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad. Surat/warkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan nama orang atau nama organisasi yang disimpan abjad. Huruf abjad yang digunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama

organisasi. Nama orang dan nama perusahaan yang akan digunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad, seperti yang digunakan dalam kamus. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana. Filing sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena:

1) dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama.

2) petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan

    berkelompok di bawah satu nama.

3) unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang

berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing, sehingga susunan nama

lebih membantu.

4) Sistem nama mudah diingat.

Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan kembali dokumen. Dalam mencari dokumen, petugas dapat langsung ke file (tempat) penyimpanan dokumen dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut system langsung (direct filing system ). Yang dimaksud sistem langsung adalah system langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu termasuk alat bantu indeks.

Filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpanan arsip lain. Meskipun sistem penyimpanan utama didasarkan atas nama wilayah, untuk memperkuat penemuan arsip yang memuat wilayah tertentu, arsip harus disusun menurut urutan abjad. Jadi, di samping dapat dipakai sebagai system penyimpanan utama, filing sistem abjad dapat pula digunakan sebagai system penyimpanan lanjutan.

Apabila filing sis tem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan, nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja yang bersangkutan. Oleh karena itu, pencarian atau permintaan atas dokumen/arsip yang diperlukan hendaklah bertitik tolak dari nama koresponden.

 

PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJAD

File yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili satu bagian abjad. Setiap bagian abjad tidak selalu berbentuk sebuah huruf dalam abjad. Berikut ini akan dipaparkan cara penataan penyimpanan arsip.

 

1. Guide

Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian huruf/nama yang dibutuhkan. Guide dalam metode penyimpanan abjad dibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya, yaitu yang berisi huruf dan

yang berisi kata/nama/masalah.

a. Guide Utama/Guide Primer

Guide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garis besar. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama. Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan itu sangat kecil, maka hanya guide utama yang diperlukan untuk membagi file/berkas dalam beberapa bagian alpabet. Dalam sistem ini, guide sebaiknya menggunakan warna tertentu. Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalam bagian-bagian yang berbeda. Perangkat yang paling sederhana adalah 23 atau 25 bagian. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satu huruf dari A sampai W, sebuah tab dengan label MC, dan tab akhir dengan kombinasi XYZ. Dengan cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawali huruf besar A akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengan kelompok yang lain. Selain itu, hal ini akan berguna untuk membantu penyimpanan kembali surat/warkat pada tempat penyimpanan yang tepat dalam suatu bagian.

Setelah mempelajari sistem ini, Anda akan mengetahui bahwa ada beberapa bagian dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bagian daripada bagian alpabet yang lain, seperti alpabet B, H, S, dan W. Subbagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak nama yang dimulai dengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulai dengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya sehingga kelompok surat ini tidak terlalu memerlukan subbagian. Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tab akan mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untuk menunjukkan bagian yang sesuai dengan alpabet. Selain itu, guide juga berfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditata

serta mudah ditemukan kembali. Oleh karena itu, guide perlu dibuat dari bahan yang tebal dan kaku sehingga penataan dan penemuan kembali berkas akan menjadi efisien.

b. Guide Pembantu (Auxilary Guide)

Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat. Guide pembantu ini disebut juga guide sekunder karena letaknya mengikuti atau berada di belakang guide primer. Guide pembantu ini dibuat karena berkas individu dalam file penyimpanan

bervolume besar. Guide ini berfungsi untuk:

1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang    banyak;

2) memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidang yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad;

3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.

Guide ini menunjukkan hal yang umum yang diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yang merupakan subbagian dari berkas itu. Di bagian General A misalnya, di belakangnya diikuti General Appliance, General Aquamarine, General Asbeston dan seterusnya.

c. Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide & out sheet)

1. Guide Keluar (out guide) adalah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di tempat penyimpanannya. Agar mudah terlihat dan terbaca, guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetap terus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut.

2. Lembar Keluar (out sheet ) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluar dari tempat penyimpanan. Namun, perbedaannya adalah bahwa guide keluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam, sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam.

2. Folder

Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara bersama. Folder harus tepat ukuran, baik tingginya maupun lebarnya, agar penyimpanan dapat dilakukan secara efisien. Dengan menggunakan folder ini kita dapat memperkecil volume

berkas, biaya penyimpanan, dan tempat penyimpanan. Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. Keti ga jenis folder tersebut adalah:

a. Folder campuran (misscellaneus folder)

Folder campuran digunakan untuk menyimpan arsip yang volumenya masih sedikit. Jika volume arsip yang ada dalam folder campuran meningkat, arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdiri sendiri.

b. Folder individu (individual folder)

Folder individual ditempatkan di antara guide primer dan surat yang namanya ada pada tab dalam susunan alfabetis. Karena jumlahnya sedikit, berkas individu tidak diperlukan. Folder ini biasanya memiliki volume yang banyak dan frekuensi penggunaan yang relatif sering. Surat/dokumen yang jumlahnya lebih dari lima lembar akan dimasukkan ke dalam folder

individu, sedangkan yang jumlahnya kurang dari lima akan disimpan ke dalam folder campuran.

c. Folder khusus (special folder)

Folder khusus merupakan guide untuk membantu dalam menunjukkan suatu sub bagian yang terdiri atas surat-surat khusus dari bagian alpabet. Dalam folder ini surat-surat khusus tentang jenis pekerjaan disusun pertama kali berdasarkan urutan nama. Jika surat lebih dari satu, berkas

itu disusun berdasarkan urutan tanggal.

 

Pemeliharaan Folder

Folder perlu dirawat dan diperhatikan setiap saat agar dokumen yang disimpan selalu terjaga baik dari segi fisik dan informasinya. Ada dua aspek yang diperlu diperhatikan dalam perawatan folder ini, yaitu :

  • Folder yang kelebihan muatan sebaiknya segera dibagi menjadi dua dengan menyiapkan folder baru. Muatan isi folder tidak boleh dipaksakan.
  • Laci yang penuh sesak sebaiknya segera dikurangi isinya. Usahakan mengisi laci dengan volume muatan folder yang tepat laci tidak boleh terlalu sesak tetapi juga tidak boleh terlalu longgar).

3. Kata Tangkap dan Label

Istilah kata tangkap (captain) dan label digunakan secara bergantian. Kata, huruf, dan nomor atau kombinasi ketiganya membangun kata tangkap atau label dalam tab guide dan folder.

a. Label Guide

Guide mempunyai jendela tab sebagai tempat informasi diselipkan. Informasi yang dimasukkan adalah kata tangkap yang diketik dan diselipkan di dalam jendela tab. Guide primer dan guide pembantu mempunyai pengaturan kata tangkap yang sama, jika guide primer terdiri atas huruf dan nomor, guide pembantu juga terdiri atas huruf dan nomor. Tab perlu diberi warna yang berbeda sehingga tab itu dapat membantu dan mempermudah kita dalam menyimpan dan menemukan posisi suatu arsip.

b. Label Folder

Label folder sebaiknya dibuat dari kertas tempel. Jika label tersebut langsung diketik di atas folder, hal tersebut akan sangat menyulitkan petugas karena folder akan sulit digulung ke atas pada saat mengetik.

Kedudukan folder dapat diatur sebagai berikut.

1) Folder individu di sebelah kanan;

2) Folder khusus di tengah di depan folder individu;

3) Folder campuran di bagian belakang.

Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip, label juga bisa diberi warna yang spesifik. Warna yang digunakan adalah warna pastel yang tidak menyilaukan mata yang ditempatkan secara berselang-seling antara warna yang satu dan warna yang lain. Hal

lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa label sebaiknya dicetak pada kertas agar

a) label tidak mudah rusak,

b) memungkinkan penghapusan dengan mudah yang tidak meninggalkan bekasnya,

c) mudah dilubangi tapi cukup kuat untuk diketik,

d) mudah diwarnai dengan warna cerah.

Label sebaiknya tidak ditulis tangan, tetapi diketik sehingga hasilnya seragam dan mudah dibaca. Tulisan tangan biasanya sulit dibaca dan tidak seragam. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan label adalah hal-hal sebagai berikut.

1) Pengetikan dimulai dengan jarak yang sama dari tepi kiri label, yaitu 2 atau 3 spasi, dan dari tepi atas 1 kait (satu jarak baris kosong);

2) Jika label dibuat ganda, judul diketik setengah bagian bawah dan setengah bagian atas. Setelah itu, label dilipat ke bawah dan diletakkan pada bagian belakang folder;

3) Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (disebut indexing order) atau dengan nama sebagaimana yang tertulis (disebut straight order). Bandingkan dua daftar identifikasi nama di bawah ini. Tunjukkan mana yang lebih mudah untuk dicek penyusunan alfabetisnya.

4) Kata tangkap dapat terdiri atas orang, pada baris pertama, nama kota dan negara pada baris kedua, atau pada baris pertama nama kota dan negara, pada baris kedua berisi nama jalan atau alamat;

5) Pada saat kita mengindeks sering terjadi berbedaan pendapat tentang tanda baca. Ada pengetik atau petugas yang senang menghilangkan tanda baca, sementara itu ada petugas atau pengetik yang senang menggunakan tanda baca sebagaimana biasanya. Hal ini tidak perlu dijadikan masalah. Yang lebih penting pada masalah ini adalah konsistensi penggunaannya;

6) Nama boleh diketik dengan huruf kapital semua atau menggunakan huruf kapital hanya pada huruf pertama dari setiap kata penting;

7) Untuk menghemat ruang sebaiknya digunakan block style (bentuk lurus penuh);

8) Label sebaiknya ditempel pada tab karena cara ini lebih mudah dilakukan;

9) Ketika folder-baru disiapkan, sebaiknya Anda berhati-hati untuk menempatkan label dan format pengetikan yang tepat. Folder-baru mungkin diperlukan apabila

a.  kelompok nama-baru ditambahkan pada file;

b. older lama telah penuh, dan untuk mencegah kelebihan muatan;

c arsip untuk satu nama/perusahaan sudah berlebih isinya dan memungkinkan untuk dibuatkan folder tambahan;

d folder telah lusuh dan harus diganti;

e arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan.

 

c. Label Tempat Penyimpanan

Label pada lemari bekas (filling cabinet), rak arsip, atau tempat penyimpanan lain sebaiknya jelas dan singkat. Cara penulisan indikasi rentang alfabetis dari isi dapat dilakukan antara lain dengan.

1) Notasi terbuka ( open notation), yang menunjukkan hanya huruf pertama dari isi bagian tersebut (rak tersebut) yang ditulis;

2) Notasi tertutup (close notation), yang menunjukkan kedua bagian, awal dan akhir, dari alpabetic isi rak yang ditulis;

3) Multiple closed notation, yang menunjukkan bahwa tidak hanya rentang alfabetis dan isi file yang ditulis, tetapi juga frekuensi kombinasi dalam rentang tersebut Contoh: Rentang alfabetis ini adalah Aa-Be, dengan A1 dan Ba. Frekuensi kombinasi dalam rentang adalah Aa-Be.

d. Aplikasi Sistem Penyimpanan Alfabetis

Banyak perusahaan yang telah merancang sistem alfabetis. Tentu saja hal ini dilakukan dengan peralatan dan karakter tertentu yang diharapkan dapat membantu kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip, serta pengawasan yang ketat dalam mengantisipasi kesalahan penyimpanan. Empat dari sistem alfabetis yang ada akan dibahas berikut ini.

1) Variadex System

Variadex system dirancang oleh Kardex system Inc. Marietta, Ohio. Dalam sistem ini penataan alfabetis dilakukan dengan menggunakan warna tertentu untuk memudahkan penyimpanan dan

penemuan kembali arsip. Setiap huruf alpabet diberi warna oranye, kuning, hijau, biru, dan ungu. Guide alfabetis ditempatkan pada posisi pertama, folder campuran diletakkan pada posisi kedua, folder individual pada posisi ketiga dan ke empat; terdapat guide khusus untuk nama yang memerlukan tempat yang besar atau untuk nama-nama yang frekuensi penggunaannya tinggi. Tanda arsip keluar (out indicator) yang mendapat tab ditempatkan pada posisi kelima. Semua tab folder yang berwarna tertentu ada di belakang guide yang berwarna sama. Warna tab ditentukan oleh huruf kedua dari unit yang dijadikan patokan. Apabila huruf kedua adalah a, b, c, atau d, warnanya adalah oranye. Apabila huruf kedua adalah e, f, g, atau h, warnanya kuning. Apabila huruf keduanya i, j, k, l, m, atau n, warna yang digunakan adalah hijau. Apabila huruf keduanya r, s, t, u, v, w, x, y dan z, warnanya adalah ungu. Sebagai contoh, folder untuk nama Natusch akan diberi tab yang berwarna oranye, folder untuk nama Neuman diberi tab yang berwarna kuning, folder untuk nama Nicholas diberi tab yang berwarna hijau, folder untuk Nowel diberi tab yang berwarna biru, dan folder untuk nama Nugent atau Nystrom diberi tab yang berwarna ungu.

2) Alpha Code System

Alpha code system diproduksi oleh TAB Product Company, Palo alto, California. Sistem ini digunakan untuk penataan di rak sebagai ganti penataan di dalam laci. Folder yang menampung label berkode warna pada sisi terbuka dibagi dari bagian atas, dan hanya guide yang

diperlukan yang diberi huruf alpabet. Tab folder yang panjang berisi tiga label. Dua label yang berwarna diwakili oleh dua huruf pertama dari nama folder yang disimpan, A berwarna merah dan C berwarna oranye. Label ketiga yang berwarna putih berisi nama lengkap. Setiap huruf alfabetis dicetak dengan warna yang berbeda atau dengan satu atau dua garis yang berwarna sehingga setiap dua huruf pertama pada folder itu akan mudah terlihat. Dua warna yang terlihat itu terdiri atas sepuluh warna spectrum warna yang diformulasikan secara khusus sehingga seandainya warna itu menyilaukan mata, menjadi warna yang tidak menyilaukan mata lagi.

Keuntungan sistem ini dapat disebutkan sebagai berikut.

ü  Penyimpanan dengan menggunakan rak terbuka akan lebih cepat dilakukan daripada menggunakan laci-laci yang harus dibuka dan ditutup.

ü  Setiap folder yang salah simpan akan cepat terlihat sebab warna folder itu satu sama lain tidak sama.

ü  Label dalam folder dan guide dapat dilihat dari sisi lain.

ü  Seperangkat guide alfabetis a – z dapat diperlukan, sedangkan subbagian tidak diperlukan lagi. Sebaliknya, kerugian sistem ini terletak pada sistem warna yang tidak sesuai dengan ketentuan meskipun sistem alfabetis dikelola secara menyeluruh dengan warna yang berbeda.

3) Super Ideal System

Super ideal system dibuat oleh Shaw Waker of Muskegon, Michigan. Sistem ini mempunyai guide alfabetis yang dinomori secara berurutan dengan tab one fifth cut yang ditegakkan pada bagian pertama dan kedua. Folder campuran dengan tab one fifth cut diberi nomor untuk menghubungkannya dengan guide yang diikuti pada posisi pertama. Folder nama individual dengan one third cut ditegakkan dalam posisi dua dan posisi tiga. Guide nama dengan guide one third cut ada pada bagian kanan. Guide keluar dengan tab one third cut ada pada posisi ketiga.

Notasi pada beberapa guide dan tab folder campuran digunakan (contoh BE, BL, BR). Notasi tertutup ganda digunakan pada huruf -huruf alfabetis yang berisi kombinasi huruf yang banyak dipergunakan (Contoh; B, C, H, M).

Oleh karena itu, keuntungan sistem ini adalah tidak mengandalkan pada warna, dan folder file standar dan label dapat digunakan. Folder campuran mempunyai tab pada ukuran yang sama dan posisi seperti guide primer sehingga memudahkan petugas penyimpan untuk melihat alfabetis secara keseluruhan. Penggunaan huruf dan nomor pada tab guide memungkinkan dilakukannya dua kali pengecekan secara sepat dan benar. Kerugiannya adalah bahwa penambahan folder individu untuk disimpan, akan mengacaukan tatanan, sejak beberapa kombinasi posisi tab ketiga dan keempat disimpan bersamaan. Tampilan berkas yang disimpan di laci kelihatan kacau. Hal ini tidak akan menjadi masalah bila folder disimpan dalam penataan yang lurus. Salah simpan lebih sering terjadi pada saat hanya mengandalkan penataan secara alfabetis aja tanpa warna yang dapat digunakan untuk mengecek.

 

4) Alpha – Z System

Alpha-Z system yang diproduksi oleh Smead Manufacturing Company Hatings, Minnesota merupakan metode pemberian kode warna pada laci. Berkas rak terbuka dengan elemen building block yang secara sederhana ditambahkan bersama berkas yang berkembang. Folder mempunyai tab akhir dengan tanda tiga label. Label tersedia dalam 13 warna dengan huruf warna putih di atas latar belakang berwarna, untuk setengah bagian pertama dari alfabetis dan huruf berwarna pada latar belakang putih untuk menandai huruf alpabet. Label pertama menampung nama yang diketik berwarna dan huruf alpabet pada unit pertama nama. Label kedua dan ketiga diberi kode

warna untuk menghubungkan dengan huruf II dan II pada unit pertama dari nama yang disimpan. Semua label mudah dibaca dan setiap sisi folder bagian alfabetis mudah dilihat dalam label yang disisipkan dan ditempel pada bagian atas guide biru yang tebal. Sub bagian dari alfabetis ditentukan oleh perusahaan yang membutuhkan Guide keluar yang kalau dalam 7 warna sesuai dengan warna tempat berkas yang dipindahkan. Keuntungan terbesar dari sistem ini adalah bahwa folder dapat ditambahkan dengan sangat mudah sebanyak yang dibutuhkan. Peralatan dari bagian-bagian sistem ini mudah didapat di toko-toko terdekat, sebab label yang ditempatkan disitu terbuat dari tab yang biasa tetapi dilindungi dengan laminating, digosok, dan dilumasi. Proteksi ini membuat folder menjadi kuat meskipun sering dipegang oleh petugas ketika petugas itu memindahkan dan menyisipkan arsip. Kerugiannya, pada saat digunakan, warna yang berurutan dapat saja diambil secara bersamaan, dan warna yang membingungkan akan menyebabkan kesalahan penyimpanan. Ini mungkin terasa berat bagi orang yang tidak bisa membedakan tiga belas warna. Warna itu adalah A merah, B biru tua, C hijau tua, D biru muda, E purple, F oranye, G abuabu, H coklat tua, I pink, J kuning, K coklat muda, L lavender, dan M hijau muda. Urutan ini diulang lagi dari N – Z.

 

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PENYIMPANAN SECARA ALFABETIS

Penimpanan arsip secara alfabetis mempunyai keuntungan dan kerugian.

1. Keuntungan

a. Penimpanan arsip secara alfabetis dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya, karena semua berkas ditata berdasarkan nama. Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama;

b. Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami;

c. Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikuti prosedur atau petunjuk yang ada;

d. Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai;

e. Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana;

f. Biaya pelaksanaannya lebih murah;

g. Dengan penggunaan warna dalam pengodean, kesalahan penempatan berkas akan mudah diketahui;

h. Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran, yaitu sesuai dengan kesamaan abjad;

i. Surat yang berkaitan dengan pemberkas an menjadi satu dan jarang terpisah, jika penyimpanannya didasarkan atas nama.

2. Kerugian

a. Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten;

b. Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada aturan yang dianut atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri;

c. Nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaannya sama;

d. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaian pemberkasan menjadi tidak sesuai dengan aturan;

e. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah, khususnya jika penambahan tersebut memakan tempat dalam satu bagian berkas sehingga tempat untuk menyelipkan guide dan foldernya tidak ada lagi;

f. Pemindahan atau penghapusan berkas yang sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan sehingga arsip yang tidak berguna tetap masih tersimpan bersama-sama dengan berkas yang lain;

g. Rujuk silang yang berlebihan akan membuat file penyimpanan cepat penuh/sesak;

h. Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang bermaksud tidak baik sehingga dari segi keamanan kurang baik; Pemberian label pada volder memakan tenaga yang banyak.

PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG DISIMPAN

1. Alat

Agar latihan kegiatan dengan menggunakan job sheet (lembar kerja) ini berjalan dengan baik, diperlukan alat seperti berikut.

a. odner (pengganti filing cabinet);

b. format out sheet (lembar isian peminjaman 1 lembar arsip);

c. format out guide (lembar isian peminjaman 1 folder arsip);

d. alat tulis -menulis (pensil, pena, penggaris penghapus/tip-ex);

e. guide;

f. folder/map;

g. stop map, atau

h. stempel waktu.

2. Bahan

Bahan yang diperlukan dalam kegiatan ini adalah sebagai berikut.

a. contoh surat (sebagai arsip yang disimpan).

b. format bon peminjaman.

3. Langkah Kerja

a. Teliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan temukan kodenya.

b. Isi bon peminjaman.

c. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan.

d. Cari arsip ke laci filing cabinet (lemari berkas) sesuai dengan kode arsip.

e. Ambil arsip yang diminta.

f. Tempatkan out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil.

g. Serahkan arsip kepada orang yang memerlukannya.

PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

1. Persiapan

Kegiatan yang penting sebelum melakukan penyimpanan arsip yang menggunakan filing sistem abjad adalah persiapan peralatan yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip Peralatan yang perlu disiapkan antara lain adalah sebagai berikut.

a. filing cabinet (lemari berkas)

b. guide (pemandu)

c. folder

d. label

e. rak penyortir

f. kartu indeks

g. Laci Kartu Indeks

2. Cara Menyusun Perlengkapan

Penyusunan perlengkapan dapat dilakukan sebagai berikut.

a. Laci pertama pada lemari berkas diberi guide mulai dari A sampai dengan abjad yang diperlukan;

b. Di belakang guide terdapat folder yang jumlahnya tergantung per abjad yang diperlukan, misalnya Aa, Ab, Ac, Ad. Apabila frekuensi arsip masih sangat sedikit, satu laci bisa dipergunakan untuk beberapa guide, misalnya laci pertama berisi guide A – C, laci kedua berisi

guide D – F dan seterusnya. Untuk lebih jelasnya Anda dapat melihat gambar berikut ini. Laci filing cabinet dalam filing sistem abjad

3. Langkah-langkah Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan alfabetis harus dilakukan dengan pengetahuan dan pemahaman, karena setiap kesalahan akan memakan banyak biaya. Dalam sistem penyimpanan ini arsip bisa disimpan di pusat arsip (sentralisasi), di unit kerja masing-masing (desentralisasi) atau campuran. Hal tersebut tidak menjadi masalah, tetapi prosedur pelaksanaanya harus tetap sama. Berikut

ini dikemukakan proses penyimpanan tersebut.

a. Penampungan

Arsip hasil penciptaan sendiri, dan hasil penerimaan dari unit sendiri, dan hasil penerimaan dari luar unit dikumpulkan diproses untuk disimpan. Proses ini disebut penompangan.

b. Penelitian

Arsip yang telah terkumpul itu diteliti sehingga ditemukan tanda bahwa arsip siap disimpan. Arsip tidak akan disimpan sebelum isinya dicatat oleh petugas yang berwenang. Petugas arsip harus memastikan bahwa arsip tersebut (1) ditangani dengan hati-hati, dan (2) dicatat sesuai

dengan tanggal yang tepat. Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesalahan

yang tidak dapat diperbaiki dan mer ugikan kegiatan perusahaan. Apalagi bila arsip tersebut sampai tidak ditindak lanjuti oleh pejabat yang berwenang. Maka prosedur pertama yang harus dilakukan adalah “pastikan arsip yang akan disimpan tersebut telah memenuhi aturan penyimpanan yang telah disetujui oleh penanggungjawabnya”.

c. Pengindeksan

Arsip yang siap disimpan dapat diindeks sesuai dengan asal arsip. Sebelum disimpan, terlebih dahulu arsip itu dibaca untuk menentukan tempat penyimpanannya. Proses ini disebut pengindeksan atau pengklasifikasian. Penentuan indeks berarti pemberian nama sebagai dasar penyimpanan. Agar pemberian indeks dilakukan dengan tepat, beberapa aturan di bawah ini perlu diperhatikan.

v  Nama yang digunakan adalah nama yang paling sering digunakan dalam pencarian arsip.

v  Dalam arsip korespondensi, nama kepala surat sering digunakan untuk permintaan arsip.

v   Apabila kepala surat tidak memuat alamat penulis atau hubungan bisnis si penulis, kepala surat itu tidak digunakan sebagai kode penyimpanan

v   Jika surat tidak mempunyai kepala surat, kode penyimpanan surat dapat menggunakan nama penanda tangan.

v  Jika nama perusahaan sama pentingnya dengan nama penanda tangan, nama perusahaan dipakai sebagai kode penyimpanan.

v   Untuk surat keluar, nama yang penting adalah nama pada alama dalam.

v   Jika nama individu dan nama perusahaan tercantum pada alamat dalam, pilihlah nama perusahaan yang dijadikan kode penyimpanan.

v   Pada surat tembusan nama penulis digunakan sebagai dasar penyimpanan.

v   Jika pokok masalah digunakan dalam penyimpanan sistem alfabetis, nama orang/organisasi harus tampak pada arsip tersebut. Petugas harus menulis subjek tersebut pada sudut kanan atas.

v   Jika nama atau masalah yang ada di dalam arsip tersebut dianggap paling penting, nama atau masalah tersebut dapat digunakan sebagai kode dalam penyimpanan.

v   Jika ada masalah yang membingungkan Anda dalam menentukan nama yang terpenting, penentuan kode itu harus diklarifikasikan kepada pembuat surat tersebut.

v   Jika ada dua nama yang sama pentingnya, pilihlah salah satu dari nama itu, sedangkan nama yang lain dipakai sebagai rujuk silang.

 

 

d. Pengkodean

Hasil pengindeksan arsip dapat menjadi kode yang berfungsi sebagai dasar penyimpanan arsip tersebut. Pengodean dapat diartikan sebagai pemberian tanda pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file. Agar Anda dapat memberi kode yang tepat, seperangkat aturan dalam penyimpanan alfabetis harus diikuti. Jika arsip sudah siap disimpan, arsip akan diberi tanda atau kode tempat penyimpanan. Jika hal tersebut telah dilakukan, petugas sudah dapat membaca sekilas atau mengindeks isi surat untuk konfirmasi pemberian kode tersebut. Apabila ada kata yang penting, pembuatan rujuk silang dilakukan saat itu juga. Pemberian kode yang tepat akan menghemat waktu pada saat Anda akan menyimpan kembali arsip. Pada saat pemberian kode Anda harus berhati-hati dan sehingga hal itu dapat membantu mencapai keberhasilan dalam efisiensi sistem penyimpanan secara alfabetis.

4. Prosedur penemuan kembali arsip yang disimpan

Penemuan kembali arsip filing sistem abjad dapat dilakukan langsung ke tempat penyimpanan. Langkah-langkah penemuannya kembali dapat dikemukakan sebagai berikut.

  • Telitilah arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya;
  • Isilah bon peminjaman;
  • Bergeraklah atau berjalanlah menuju tempat penyimpanan;
  •  Cari lah arsip ke laci filing cabinet (lemari berkas) sesuai dengan kode arsip;
  •  Ambillah arsip yang diminta;
  • Tempatkanlah out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil;
  •  Serahkan arsip kepada yang memerlukan.
Advertisements

BAB 4 PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN (LILIE ANDREINA)

Prinsip manajemen

Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas

Prinsip-prinsip manajemen adalah dasar-dasar dan nilai yang menjadi inti dari keberhasilan sebuah manajemen.

Menurut Henry Fayol. seorang industrialis asal Perancis, prinsip-prinsip dalam manajemen sebaiknya bersifat lentur dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Prinsip – prinsip umum manajemen menurut Henry Fayol terdiri dari.

Daftar isi

Pembagian kerja (Division of work)

Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike.

Dengan adanya prinsip orang yang tepat ditempat yang tepat (the right man in the right place) akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran dan efesiensi kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu, seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.

Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)

Setiap karyawan dilengkapi dengan wewenang untuk melakukan pekerjaan dan setiap wewenang melekat atau diikuti pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang sesuai dengan wewenang. Oleh karena itu, makin kecil wewenang makin kecil pula pertanggungjawaban demikian pula sebaliknya.

Tanggung jawab terbesar terletak pada manajer puncak. Kegagalan suatu usaha bukan terletak pada karyawan, tetapi terletak pada puncak pimpinannya karena yang mempunyai wewemang terbesar adalah manajer puncak. oleh karena itu, apabila manajer puncak tidak mempunyai keahlian dan kepemimpinan, maka wewenang yang ada padanya merupakan bumerang.

Disiplin (Discipline)

Disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab. Disiplin ini berhubungan erat dengan wewenang. Apabila wewenang tidak berjalan dengan semestinya, maka disiplin akan hilang. Oleh karena ini, pemegang wewenang harus dapat menanamkan disiplin terhadap dirinya sendiri sehingga mempunyai tanggung jawab terhadap pekerajaan sesuai dengan wewenang yang ada padanya.

Kesatuan perintah (Unity of command)

Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesuai dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer lain kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian kerja.

Kesatuan pengarahan (Unity of direction)

Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, karyawan perlu diarahkan menuju sasarannya. Kesatuan pengarahan bertalian erat dengan pembagian kerja. Kesatuan pengarahan tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam pelaksanaan kerja bisa saja terjadi adanya dua perintah sehingga menimbulkan arah yang berlawanan. Oleh karena itu, perlu alur yang jelas dari mana karyawan mendapat wewenang untuk pmelaksanakan pekerjaan dan kepada siapa ia harus mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesalahan. Pelaksanaan kesatuan pengarahan (unity of directiion) tidak dapat terlepas dari pembaguan kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, serta kesatuan perintah.

Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri

Setiap karyawan harus mengabdikan kepentingan sendiri kepada kepentingan organisasi. Hal semacam itu merupakan suatu syarat yang sangat penting agar setiap kegiatan berjalan dengan lancar sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.

Setiap karyawan dapat mengabdikan kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi apabila memiliki kesadaran bahwa kepentingan pribadi sebenarnya tergantung kepada berhasil-tidaknya kepentingan organisasi. Prinsip pengabdian kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi dapat terwujud, apabila setiap karyawan merasa senang dalam bekerja sehingga memiliki disiplin yang tinggi.

Penggajian pegawai

Gaji atau upah bagi karyawan merupakan kompensasi yang menentukan terwujudnya kelancaran dalam bekerja. Karyawan yang diliputi perasaan cemas dan kekurangan akan sulit berkonsentrasi terhadap tugas dan kewajibannya sehingga dapat mengakibatkan ketidaksempurnaan dalam bekerja. Oleh karena itu, dalam prinsip penggajian harus dipikirkan bagaimana agar karyawan dapat bekerja dengan tenang. Sistem penggajian harus diperhitungkan agar menimbulkan kedisiplinan dan kegairahan kerja sehingga karyawan berkompetisi untuk membuat prestasi yang lebih besar. Prinsip more pay for more prestige (upah lebih untuk prestasi lebih), dan prinsip upah sama untuk prestasi yang sama perlu diterapkan sebab apabila ada perbedaan akan menimbulkan kelesuan dalam bekerja dan mungkin akan menimbulkan tindakan tidak disiplin.

Pemusatan (Centralization)

Pemusatan wewenang akan menimbulkan pemusatan tanggung jawab dalam suatu kegiatan. Tanggung jawab terakhir terletak ada orang yang memegang wewenang tertinggi atau manajer puncak. Pemusatan bukan berarti adanya kekuasaan untuk menggunakan wewenang, melainkan untuk menghindari kesimpangsiuran wewenang dan tanggung jawab. Pemusatan wewenang ini juga tidak menghilangkan asas pelimpahan wewenang (delegation of authority)

Hirarki (tingkatan)

Pembagian kerja menimbulkan adanya atasan dan bawahan. Bila pembagian kerja ini mencakup area yang cukup luas akan menimbulkan hirarki. Hirarki diukur dari wewenang terbesar yang berada pada manajer puncak dan seterusnya berurutan ke bawah. dengan adanya hirarki ini, maka setiap karyawan akan mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan dari siapa ia mendapat perintah.

Ketertiban (Order)

Ketertiban dalam melaksanakan pekerjaan merupakan syarat utama karena pada dasarnya tidak ada orang yang bisa bekerja dalam keadaan kacau atau tegang. Ketertiban dalam suatu pekerjaan dapat terwujud apabila seluruh karyawan, baik atasan maupun bawahan mempunyai disiplin yang tinggi. Oleh karena itu, ketertiban dan disiplin sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan.

Keadilan dan kejujuran

Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Keadilan dan kejujuran terkait dengan moral karyawan dan tidak dapat dipisahkan. Keadilan dan kejujuran harus ditegakkan mulai dari atasan karena atasan memiliki wewenang yang paling besar. Manajer yang adil dan jujur akan menggunakan wewenangnya dengan sebaik-baiknya untuk melakukan keadilan dan kejujuran pada bawahannya.

Stabilitas kondisi karyawan

Dalam setiap kegiatan kestabilan karyawan harus dijaga sebaik-baiknya agar segala pekerjaan berjalan dengan lancar. Kestabilan karyawan terwujud karena adanya disiplin kerja yang baik dan adanya ketertiban dalam kegiatan.

Manusia sebagai makhluk sosial yang berbudaya memiliki keinginan, perasaan dan pikiran. Apabila keinginannya tidak terpenuhi, perasaan tertekan dan pikiran yang kacau akan menimbulkan goncangan dalam bekerja.

Prakarsa (Inisiative)

Prakarsa timbul dari dalam diri seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa menimbulkan kehendak untuk mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian pekerjaan dengan sebaik-beiknya. Jadi dalam prakarsa terhimpun kehendak, perasaan, pikiran, keahlian dan pengalaman seseorang. Oleh karena itu, setiap prakarsa yang datang dari karyawan harus dihargai. Prakarsa (inisiatif) mengandung arti menghargai orang lain, karena itu hakikatnya manusia butuh penghargaan. Setiap penolakan terhadap prakarsa karyawan merupakan salah satu langkah untuk menolak gairah kerja. Oleh karena itu, seorang manajer yang bijak akan menerima dengan senang hari prakarsa-prakarsa yang dilahirkan karyawannya.

Semangat kesatuan dan semangat korps

Setiap karyawan harus memiliki rasa kesatuan, yaitu rasa senasib sepenanggungan sehingga menimbulkan semangat kerja sama yang baik. semangat kesatuan akan lahir apabila setiap karyawan mempunyai kesadaran bahwa setiap karyawan berarti bagi karyawan lain dan karyawan lain sangat dibutuhkan oleh dirinya. Manajer yang memiliki kepemimpinan akan mampu melahirkan semangat kesatuan (esprit de corp), sedangkan manajer yang suka memaksa dengan cara-cara yang kasar akan melahirkan friction de corp (perpecahan dalam korp) dan membawa bencana

BAB 3 MENANGANI TELEFON MASUK DAN KELUAR(NOVI TRI ARIYANI)

 

ETIKA MENANGANI TELEPON MASUK 
1. Segera angkat gagang telepon sebelum telepon berdering unutk yang ke 3 kalinya.
2. Jangan mengganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan pekerjaan anda.
3. Berhati-hati agar nada kesal tidak terdengar pada lawan bicara anda
.4. Jawablah telepon dengan menyebutkan indentitas anda, sesuai kebijakan pimpinan.
5. Segera tanyakan dengan siapa saya berbicara dan tanyakan apa keperluannya.
6. Pada waktu anda menerima telepon, kata-kata yang diucapkan harus jelas, berilah penekanan pada kata-kata secara beruntun.
7. Batasi pembicaraan di telepon secara pribadi karena urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangakan bagi siapapun yang mendengarkan.
8. Apabila pimpinan anda tidak berada di akntor janganlah memberi tahukan di mana pimpinan anda berada.
9. Apabila anda menerima telepon unutk pimpinan tanyakan dulu pada pimpinan apakah beliau bersedia menerima telepon atau tidak.
10. Apabila pimpinan anda sedang berada di kantor tetapi sedang melakukan pembicaraan ditelepon dengan orang lain, sedangkan ada telepon lain untuk pimpinan, tanyakan kepada penelepon untuk menunggu (apabila penelepon lebih memilih menunggu, jangan biarkan penelepon menunggu lebih dari 2 menit ) atau tanyakan apabila penelepon bersediamenelepon kembali.
 
ETIKA MELAKUKAN PANGGILAN KELUAR
1.
Kapan saat menghindari menggunakan ponsel?Jika berbicara dengan menggunakan ponsel bisa mengganggu orang lain —misalnyadalam tempat ibadat, gedung bioskop, ruang kelas, gedung konser, dan lainnya— maka hindari menggunakan ponsel di tempat seperti itu. Anda juga bisa mengatur mode senyap pada ponsel Anda sehingga tidak mengganggu orang lain. Bahkan jika perlu, matikan saja ponsel Anda.
2.
Apakah perlu berbicara dengan suara keras di ponsel?Hindari berbicara dengan ponsel dengan suara terlalu keras, khususnya jika Anda berada di tempat umum (public area). Hal ini akan menarik perhatian orang-orang pada diri Anda dan bisa menimbulkan gangguan bagi beberapa orang. Selain itu,mikropon dalam ponsel mampu menangkap suara yang lembut sekalipun, sehinggatidaklah perlu berteriak atau bersuara keras saat menggunakan ponsel Anda.
3.
Pembicaraan pribadi di ponsel, patutkah?Jangan membicarakan hal pribadi dengan menggunakan ponsel di tempat yang adaorang lain, misalnya saat berada di ruang rapat, ruang kerja yang digunakan bersama-sama, atau bahkan di tempat umum seperti di dalam bus, kereta api, halte, danlainnya. Jika Anda harus segera menyelesaikan pembicaraan tersebut, bicaralah secarasingkat dan telepon kembali segera setelah Anda keluar ruangan lalu lanjutkan pembicaraan pribadi tersebut.
4.
Berbicara urusan pribadi dekat orang lainJika Anda sedang berbicara dengan ponsel, jaga jarak minimal 3 meter dengan oranglain agar tidak mendengar pembicaraan Anda. Jika Anda berdiri atau berada di dekat

BAB 2 PROSES PENANGANAN SURAT MASUK (INDA ARTIKA SARI)

Penanganan Surat Masuk Dalam Suatu Instansi

 

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK

A. Penerimaan surat
Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.
Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat dibedakan menjadi:
1) Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom, yang dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu ; surat-surat yang diantar oleh petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri oleh petugas dari kantor yang bersangkutan.
2) Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir atau caraka dari kantor pengirim.
Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau surat yang diterima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang ditentukan.

B. Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat dapat dipilah berdasrkan :

1) Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.
2) Macamnya
Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas dsb.
3) Klasifikasi
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).
4) Kualifikasi
Selanjutnya surat dikelompokkan menurut :
Surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara),
Surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara),
Surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu),
Surat biasa (kode B ).
5) Urgensi
Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu untuk memudahkan dalam penanganan surat selanjutnya, yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

C. Pencatatan di Buku Agenda Masuk
Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda
menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.

Tanggal Penerimaan Surat Masuk Nomor Urut Agenda Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk Alamat Pengirim Hal Lampiran Isi Disposisi Ket.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan padasetiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

D. Penyampaian/Pendistribusian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untukpengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/bukuekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.

E. Penyimpanan Surat (Filing)
Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
• Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

F. Penemuan Kembali Arsip
Cara Penemuan kembali:
a.Tahap pertama mencari lokasi dimana tempat arsip dari suatu unit pengolah dapat disimpan.
b.Tahap kedua menemukan kode klasifikasi atas dasar masalah yang diminta, kode diperlukan untuk menentukan lokasi berkas (label boks).
c.Tahap ketiga mencari indeks yang diminta (terdapat didalam boks).

Prosedur Penanganan Surat Keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

1. Pembuatan konsep

Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu:

a. Penetapan tujuan.
Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan.
Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.
c. Mengetahui calon penerima surat.
Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat.
Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.

2. Persetujuan konsep

Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat.
Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi.
Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat.

3. Pengetikan konsep

Setelah konsep surat diaprove atau disetujui oleh atasan, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;
• diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
• dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
• memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi waktu pengirimannya dan isinya
Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, berulang mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan.
Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.

4. Penanda tanganan surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya.
Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap
isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya pada konsep surat tersebut.

5. Pencatatan surat keluar

Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan.
Contoh Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut:
BUKU AGENDA SURAT KELUAR
No Tanggal Tujuan Surat Perihal Nomor Surat Lamp Asal Ket
1 10/09/2008 PT Setia Hati Jl Setia 45 Makasar Penawaran Barang 03/KP/Pn/IX/08 2 Bagian Marketing
Semua surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah:
a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
b. untuk mengontrol surat yang keluar
c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar

6. Pengiriman surat

Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;
• dikirim oleh petugas pengiriman surat
• dikirim melalui jasa pengiriman surat
Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman.
Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa pengirimannya,yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim.
Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan, yaitu;
a. Perum Pos dan Giro
b. Perum Telekomunikasi
c. Swasta

7. Penyimpanan

BAB 1 PROSES PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN(EKA FITRI HANDANI)

Prosedur Administrasi Perkantoran

 
A. Pengertian Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.
Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan
perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan
pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office
management.
Menurut para ahli administrasi perkantoran meliputi :
a)      Perumusan Arthur Grager
“office management is the function of administreting the communication and record service of an organization.”
(Manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan  warkat dari suatu organisasi.
b)      Perumusan William Leffing & Edwin Robinson
“office management is a fungcion, is that brach of the art and scince of management which is concerned with the efficient performance of office work, whenefer and whenefer that work to be done.”
(Manajemen perkantoran sebagai suatu fungus adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan.)
c)      Perumusan Edwin Robinson.
“Office managejent is concerned with the direction and supervision of  office work.”
(Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terkadap pekerjaan perkantoran.)
d)      Perumusan  William Spriegel & Ernest Davies
“Office management is the over all direction of clerical activities as distinguished  from such activities as rtaspostation, manufacturing, warehousing, and sales.”
(Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktifitas-aktifitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan, dan penjualan.)
e)      Perumusan George Terry
“Office manajement can be definined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing it so as to achieve the predetermined objectives. It deals with the life cycle of business  information and data from their creation through their maintenance, distribution, and retention, if or permanent value, or destruction  if  obsolete.”
(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakanny agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaanny melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpananny kalau memiiki nilai tetap atau pemusnahannya kala usang.)
Dari definisi-definisi yang dikutip kini dapat dijelaskan bahwa manajemen  perkantoran adalah suatu fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok tugas pekerjaan meliputi sejumah aktifitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaanya ataupun secara praktis saling tergantung satu sama lain. Fungsi dalam sesuatu organisasi dibedakan kepada seorang petugas atau sesuatu tertentu sebagai tugas yang harus ditunaikan.
Fungsi yang disebut manajemen perkantoran menurut para ahli itu meliputi rangkaian aktivitas yang berikut :
–          manajemen dan pengarahan (Evas)
–          tata penyetenggaraan (Grage)
–          manajemen (Littlefield & Peterson)
–          pengawasan (Neuner & Haynes)
–          pengendalian dan pengarahan (Nourse)
–          pengarahan dan pengawasan (Robinson)
–          pengarahan (Spriegel & Devies)
–          perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian serta pergerakan (Terry).
Dengan demikian, pada pokok manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (Melakukan kontrol).sampai menyelenggarakan tata tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran ).
Tetapi sasaran itu tidaklah semata –mata pekerjaan perkantoran ,melainkan ; lingkupannya telah meluas meliputi banyak hal atau faktor lainnya .Edwin Robinson (Business Organization and Practice, 1953) menyebutkan bahwa selain pekerjaan perkantoran ,masih ada 4 faktor lainnya yang tersangkut oleh manajemen perkantoran ,yaitu pegawai perkantoran ,materuial perlengkapan ,H.MacDonald (Office Management,1947),fungsi office management bertalian dengan 6 hal berikut :
1)      Kepegawaian perkantoran                                   (office personal)
2)      Metode perkantoran                                              (office methods)
3)      Perlengkapan perkantoran                                   (office methods)
4)      Faktor-faktor fisis dalam kantor                           (physical factors)
5)      Biaya perkantoran                                                            (office costs)
6)      Haluan perkantoran                                              (office policies)
 
·         Tugas dan Persyaratan Manajer Administratif
Berhubung dengan begitu luasnnya lingkupan bidang kerja manajemen perkantoran itu yang tidak lagi semata-mata menyangkut kantor saja ,maka sejak tahun enam puluhan terjadi perkembangan baru ,istilah “office management” dianggap tidak lagi mencerminkan kedudukan dan peranan fungsi yang sangat luas itu .Lebih-lebih dengan meluasnya perlengkapan elektronik sehingga berkembang teknologi keterangan (Information Technology )atau teknologi pengolahan data (Technology of data processing) serta lahirnya konsep-konsep baru seperti sistem keterangan (Information system ),banyak pihak lalu mengubah istilah office management menjadi Administrative management (Manajemen Administratif)
Sebagai contoh majalah Office Management and American Business yang terbit di Amerika Serikat mengubah judulnya menjadi Administrative Management dalam 1961 .Di negara Inggris sebuah lembaga bernama Institute of Office Management mengubah namanya menjadi The institute of Administrative Management .Dalam 1963 lembaga ini memutuskan kembali tujuannya sehingga berbunyi sebagai berikut :
 
“ The objective of the institute are to  study and promote that branch of management which is concerced with the services planning and of communicating ,by means of wich the affairs ,and achieves its objective .”
(Tujuan lembaga ini adalah menelaah dan memajukan cabang manajemen yang berkenaan dengan pelayanan –pelayanan untuk memperoleh ,mencatat ,dan menganalisis keterangan untuk merencanakan ,dan untuk melakukan komunikasi yang dengan upaya itu pimpinan suatu perushaan melindungi harta benda ,memajukan urusan-urusan ,dan mencapai tujuan-tujuan perusahaan .)
Bagian akhir kalimat yang ditegaskan itu merupakan definisi adminsitrative management .jadi,management administrative adalah cabang manajemen yang menyangkut fungsi-fungsi pelayanan :
·         Memperloheh keterangan
·         Mencatat keterangan
·         Menganalisis ketrangan
·         Menyusun rencana
·         Melakukan komunikasi

BAB 4 PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN (LILIE ANDREINA)

 Gambar

Prinsip manajemen

Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas

Prinsip-prinsip manajemen adalah dasar-dasar dan nilai yang menjadi inti dari keberhasilan sebuah manajemen.

Menurut Henry Fayol. seorang industrialis asal Perancis, prinsip-prinsip dalam manajemen sebaiknya bersifat lentur dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Prinsip – prinsip umum manajemen menurut Henry Fayol terdiri dari.

Daftar isi

Pembagian kerja (Division of work)

Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike.

Dengan adanya prinsip orang yang tepat ditempat yang tepat (the right man in the right place) akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran dan efesiensi kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu, seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.

Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)

Setiap karyawan dilengkapi dengan wewenang untuk melakukan pekerjaan dan setiap wewenang melekat atau diikuti pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang sesuai dengan wewenang. Oleh karena itu, makin kecil wewenang makin kecil pula pertanggungjawaban demikian pula sebaliknya.

Tanggung jawab terbesar terletak pada manajer puncak. Kegagalan suatu usaha bukan terletak pada karyawan, tetapi terletak pada puncak pimpinannya karena yang mempunyai wewemang terbesar adalah manajer puncak. oleh karena itu, apabila manajer puncak tidak mempunyai keahlian dan kepemimpinan, maka wewenang yang ada padanya merupakan bumerang.

Disiplin (Discipline)

Disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab. Disiplin ini berhubungan erat dengan wewenang. Apabila wewenang tidak berjalan dengan semestinya, maka disiplin akan hilang. Oleh karena ini, pemegang wewenang harus dapat menanamkan disiplin terhadap dirinya sendiri sehingga mempunyai tanggung jawab terhadap pekerajaan sesuai dengan wewenang yang ada padanya.

Kesatuan perintah (Unity of command)

Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesuai dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer lain kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian kerja.

Kesatuan pengarahan (Unity of direction)

Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, karyawan perlu diarahkan menuju sasarannya. Kesatuan pengarahan bertalian erat dengan pembagian kerja. Kesatuan pengarahan tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam pelaksanaan kerja bisa saja terjadi adanya dua perintah sehingga menimbulkan arah yang berlawanan. Oleh karena itu, perlu alur yang jelas dari mana karyawan mendapat wewenang untuk pmelaksanakan pekerjaan dan kepada siapa ia harus mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesalahan. Pelaksanaan kesatuan pengarahan (unity of directiion) tidak dapat terlepas dari pembaguan kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, serta kesatuan perintah.

Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri

Setiap karyawan harus mengabdikan kepentingan sendiri kepada kepentingan organisasi. Hal semacam itu merupakan suatu syarat yang sangat penting agar setiap kegiatan berjalan dengan lancar sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.

Setiap karyawan dapat mengabdikan kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi apabila memiliki kesadaran bahwa kepentingan pribadi sebenarnya tergantung kepada berhasil-tidaknya kepentingan organisasi. Prinsip pengabdian kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi dapat terwujud, apabila setiap karyawan merasa senang dalam bekerja sehingga memiliki disiplin yang tinggi.

Penggajian pegawai

Gaji atau upah bagi karyawan merupakan kompensasi yang menentukan terwujudnya kelancaran dalam bekerja. Karyawan yang diliputi perasaan cemas dan kekurangan akan sulit berkonsentrasi terhadap tugas dan kewajibannya sehingga dapat mengakibatkan ketidaksempurnaan dalam bekerja. Oleh karena itu, dalam prinsip penggajian harus dipikirkan bagaimana agar karyawan dapat bekerja dengan tenang. Sistem penggajian harus diperhitungkan agar menimbulkan kedisiplinan dan kegairahan kerja sehingga karyawan berkompetisi untuk membuat prestasi yang lebih besar. Prinsip more pay for more prestige (upah lebih untuk prestasi lebih), dan prinsip upah sama untuk prestasi yang sama perlu diterapkan sebab apabila ada perbedaan akan menimbulkan kelesuan dalam bekerja dan mungkin akan menimbulkan tindakan tidak disiplin.

Pemusatan (Centralization)

Pemusatan wewenang akan menimbulkan pemusatan tanggung jawab dalam suatu kegiatan. Tanggung jawab terakhir terletak ada orang yang memegang wewenang tertinggi atau manajer puncak. Pemusatan bukan berarti adanya kekuasaan untuk menggunakan wewenang, melainkan untuk menghindari kesimpangsiuran wewenang dan tanggung jawab. Pemusatan wewenang ini juga tidak menghilangkan asas pelimpahan wewenang (delegation of authority)

Hirarki (tingkatan)

Pembagian kerja menimbulkan adanya atasan dan bawahan. Bila pembagian kerja ini mencakup area yang cukup luas akan menimbulkan hirarki. Hirarki diukur dari wewenang terbesar yang berada pada manajer puncak dan seterusnya berurutan ke bawah. dengan adanya hirarki ini, maka setiap karyawan akan mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan dari siapa ia mendapat perintah.

Ketertiban (Order)

Ketertiban dalam melaksanakan pekerjaan merupakan syarat utama karena pada dasarnya tidak ada orang yang bisa bekerja dalam keadaan kacau atau tegang. Ketertiban dalam suatu pekerjaan dapat terwujud apabila seluruh karyawan, baik atasan maupun bawahan mempunyai disiplin yang tinggi. Oleh karena itu, ketertiban dan disiplin sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan.

Keadilan dan kejujuran

Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Keadilan dan kejujuran terkait dengan moral karyawan dan tidak dapat dipisahkan. Keadilan dan kejujuran harus ditegakkan mulai dari atasan karena atasan memiliki wewenang yang paling besar. Manajer yang adil dan jujur akan menggunakan wewenangnya dengan sebaik-baiknya untuk melakukan keadilan dan kejujuran pada bawahannya.

Stabilitas kondisi karyawan

Dalam setiap kegiatan kestabilan karyawan harus dijaga sebaik-baiknya agar segala pekerjaan berjalan dengan lancar. Kestabilan karyawan terwujud karena adanya disiplin kerja yang baik dan adanya ketertiban dalam kegiatan.

Manusia sebagai makhluk sosial yang berbudaya memiliki keinginan, perasaan dan pikiran. Apabila keinginannya tidak terpenuhi, perasaan tertekan dan pikiran yang kacau akan menimbulkan goncangan dalam bekerja.

Prakarsa (Inisiative)

Prakarsa timbul dari dalam diri seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa menimbulkan kehendak untuk mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian pekerjaan dengan sebaik-beiknya. Jadi dalam prakarsa terhimpun kehendak, perasaan, pikiran, keahlian dan pengalaman seseorang. Oleh karena itu, setiap prakarsa yang datang dari karyawan harus dihargai. Prakarsa (inisiatif) mengandung arti menghargai orang lain, karena itu hakikatnya manusia butuh penghargaan. Setiap penolakan terhadap prakarsa karyawan merupakan salah satu langkah untuk menolak gairah kerja. Oleh karena itu, seorang manajer yang bijak akan menerima dengan senang hari prakarsa-prakarsa yang dilahirkan karyawannya.

Semangat kesatuan dan semangat korps

Setiap karyawan harus memiliki rasa kesatuan, yaitu rasa senasib sepenanggungan sehingga menimbulkan semangat kerja sama yang baik. semangat kesatuan akan lahir apabila setiap karyawan mempunyai kesadaran bahwa setiap karyawan berarti bagi karyawan lain dan karyawan lain sangat dibutuhkan oleh dirinya. Manajer yang memiliki kepemimpinan akan mampu melahirkan semangat kesatuan (esprit de corp), sedangkan manajer yang suka memaksa dengan cara-cara yang kasar akan melahirkan friction de corp (perpecahan dalam korp) dan membawa bencana

 

Aside

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI

MODUL 1 MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Administrasi

B. Kantor

C. Pengertian Administrasi Perkantoran

D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

MODUL 2 MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR

A. Pengertian Organisasi

B. Prinsip-Prinsip Organisasi

C. Bentuk-Bentuk Organisasi

D. Pengertian Pekerjaan Kantor

E. Fungsi Pekerjaan Kantor

MODUL 3 MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

A. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

B. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

MODUL 4 MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor

B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

MODUL 5 MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Personil Kantor

B. Macam-Macam Personil Kantor

C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

D. Perangkat Kerja Personil Kantor

E. Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

F. Syarat-syarat personil kantor

G. Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor

H. Mutasi Personil Kantor

I. Pemberhentian Personil Kantor

DAFTAR PUSTAKA

MODUL 1
MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

 

 

 

 

 

A. Administrasi

1. Pengertian Administrasi

a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi

b. Dalam bahasa inggris “administration

c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha

d. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha

e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2. Unsur-Unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern”terdiri dari delapan unsur:

a. Pengorganisasian

b. Manajemen

c. Tata hubungan

d. Kepegawaian

e. Keuangan

f. Perbekalan

g. Tata usaha

h. perwakilan

3. Fungsi Adminitrasi

Menurut Quible ada lima yaitu:

a. Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan

b. Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai

c. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian

d. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim

e. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian

B. Kantor

1. Pengertian

a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja

b. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan.

2. Tujuan kantor

Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman

3. Fungsi kantor

a. Menerima informasi

b. Merekam informasi

c. Mengatur informasi

d. Memberi informasi

e. Melindungi aset/harta

C. Pengertian Administrasi Perkantoran

1. William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan

2. George R. Terry

Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan

3. Arthur Granger

Dalam buku “National Office Management Association Report”, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.

5. W. H Evans

Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi

6. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi

D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

1. Kegiatan Kantor

a. Perencanaan perkantoran (office planning)

1) Perencanaan gedung

2) Tata ruang kantor

3) Penerangan/cahaya

4) Ventilasi

5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7) Anggaran (budgeting) perkantoran

8) Standar kualitas kerja

9) Sistem informasi dan telekomunikasi

b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan

2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

c. Pengarahan perkantoran (office actuating)

1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi

5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar

6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

d. Pengawasan perkantoran (office controlling)

1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3) Kualitas pekerjaan kantor

4) Pelayanan kantor

5) Waktu

6) Biaya perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

a. Lokasi kantor

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:

1) Faktor keamanan

2) Faktor lingkungan

3) Faktor harga

b. Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan:

1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2) Memiliki fasilitas yang memadai

3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

c. Peralatan

1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll

2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya

d. Interior

Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor

e. Mesin-mesin kantor

Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor

MODUL 2
MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR

A. Pengertian Organisasi

1. Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum”artinya alat, bagian, anggota atau badan

2. KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

4. Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

5. J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

6. Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi sebagai berikut:

1. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)

2. Ada kerja sama

3. Ada tujuan bersama

B. Prinsip-Prinsip Organisasi

1. Prinsip perumusan tujuan

2. Pembagian kerja

3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang

4. Tingkat pengawasan

5. Rentang manajemen

6. Kesatuan perintah

7. Koordinasi

C. Bentuk-Bentuk Organisasi

Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya dibagi menjadi 3 macam:

1. Organisasi Garis/Lini

Ciri-ciri:

– Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan

– Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi

– Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh

– Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit

– Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal

Kelebihan:

– Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan

– Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat

– Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

Kekurangan:

– Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi tersebut.

– Pimpinan lebih cenderung otoriter

– Karyawan lebih sulit berkembang

2. Organisasi Garis dan Staf

Ciri-ciri:

– Pimpinan mengangkat tenaga staff

– Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus

Kelebihan:

– Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staff ahli

– Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas

– Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”

Kekurangan:

– Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal

– Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi

3. Organisasi fungsional

Ciri-ciri:

– Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas

– Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah

– Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

Kelebihan:

– Pembagian tugas lebih jelas

– Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

Kekurangan:

– Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)

– Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih mementingkan spesialisasinya

– Tidak ada kesatuan perintah

D. Pengertian Pekerjaan Kantor

1. George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan

2. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari

3. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

E. Fungsi Pekerjaan Kantor

1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi

2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.

3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

MODUL 3
MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

A. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

a. Menghimpun

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

b. Mencatat

Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media

c. Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph

d. Mengirim

Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi

e. Menyimpan

Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan

f. Melakukan komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference

g. Menghitung

Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana

h. Pekerjaan lainnya

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

Menurut George R. Terry, , persentase pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah :

1. Typing : 24,6%

2. Calculating : 19,5%

3. Checking : 12,3%

4. Filling : 10,2%

5. Telephoning : 8,8%

6. Duplicating : 6,4%

7. Mailing : 5,5%

8. Other : 12,7%

Total : 100%

B. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

1. Bersifat pelayanan

2. Terbuka dan luas

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1. Surat

Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

Kegunaan surat:

– Sebagai alat komunikasi secara tertulis

– Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan

– Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik

– Dapat menjadi nilai historis

– Sebagai duta organisasi

– Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat

– Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan

– Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih

– Bahasa harus dibuat dengan baeik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele

– Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar

2. Laporan

Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.

1) Fungsi laporan:

– Sebagai bahan pertanggungjawaban

– Alat menyampaikan informasi

– Alat pengawasan

– Bahan penilaian

– Bahan pengambilan keputusan

2) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

– Harus jelas dan cermat

– Mengandung kebenaran dan objektifitas

– Lengkap

– Tegas dan konsisten

– Langsung mengenai sasaran

– Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat

– Disertai dengan saran-saran

– Tepat waktu

3) Jenis-jenis laporan:

a. Laporan berdasarkan waktu

– Laporan berkala à laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan.

– Laporan insidental à laporan yang dibuat apabila diperlukan

b. Laporan berdasarkan bentuk

– Laporan berbentuk surat à laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah

– Laporan berbentuk naskah à laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.

– Laporan berbentuk memo à laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

c. Laporan berdasarkan penyampaian

– Laporan lisan à laporan yang disampaikan secara langsung

– Laporan tertulis à contoh: surat, naskah dan memo

– Laporan visual à laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: disampaikan melalui media presentasi (power point)

d. Laporan berdasarkan sifat

– Laporan biasa à laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif

– Laporan penting à laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.

e. Laporan berdasarkan isinya

– Laporan informatif à laporan yang isinya hanya berisi informasi saja

– Laporan rekomendasi à laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut

– Laporan analisa à laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam

– Laporan kelayakan à laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik

– Laporan pertanggungjawaban à laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

4) Langkah-langkah membuat laporan

– Menentukan masalah yang akan dilaporkan

– Mengumpulkan bahan, data dan fakta

– Mengklasifikasi data

– Mengevaluasi dan mengolah data

– Membuat kerangka laporan

Kerangka laporan terdiri dari:

a. Pendahuluan

– Maksud dan tujuan penulisan laporan

– Masalah pokok yang dilaporkan

– Sistematika laporan

b. Batang tubuh

– Data dan fakta pelaksanaan kegiatan

– Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan

– Masalah yang terjadi

– Pembahasan masalah

c. Penutup

– Kesimpulan, dan

– Saran

3. Formulir

Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap

a. Keuntungan membuat formulir

1) Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas

2) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3) Adanya keseragaman

4) Mengurangi kegiatan foto kopi

b. Fungsi formulir

1) Mencari suatu keterangan

2) Menghimpun data yang sama

3) Menyampaikan informasi yang sama

4) Sebagai bukti fisik

5) Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

1) Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas

2) Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir

3) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4) Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis

5) Dibuat secara sederhana

6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup

7) Harus ada judul nama formulir

8) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan

9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang

4. Berbagai macam dokumen tertulis

Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper

Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan informasi secara langsung

5. Arsip

Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.

MODUL 4
MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor

Pengertian sarana menurut KBBI, adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan; alat

Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek)

1. Peralatan/Perlengkapan Kantor (Offiece Supplies)

Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.

a. Peralatan/perlengkapan dilihat dari bentuknya

1) Berbentuk lembaran

2) Berbentuk non lembaran

3) Berbentuk buku

b. Peralatan/perlengkapan dilihat dari penggunaannya

1) Barang habis pakai

2) Barang tidak habis pakai

2. Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)

3. Mesin Komunikasi Kantor

4. Perabot Kantor (Office Furniture)

5. Interior Kantor (Office Arrangement)

6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Definisi ruang kantor:

1. Drs. The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawan

2. Littlefield dan Peterson, dalam buku Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan [ada luas ruang yang tersedia

a. Tujuan tata ruang

1) Memberikan kenyamanan kepada karyawan

2) Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna

3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja

4) Memudahkan dalam pengawasan

5) Memudahkan dalam pemberian pelayanan

6) Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja

7) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi

8) Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi

9) Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan

b. Bentuk-bentuk tata ruang kantor

1) Ruang kantor terbuka

Adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu

a) Keuntungan

– Mudah merubah ruangan

– Mudah dalam berkomunikasi

– Mudah dalam pengawasan

– Menghemat penggunaan

– Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja

– Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar, sehingga suasana lebih segar

b) Kerugian

– Sulit melakukan pekerjaan rahasia

– Kebisingan akan membuat konsentrasi kerja terganggu

– Karyawan kurang leluasa dalam hal menyangkut pribadi

2) Ruang kantor tertutup

Ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu

a) Keuntungan

– Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga

– Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang, karena terhindar dari kebisingan

– Karyawan lebih leluasa dalam bekerja

b) Kerugian

– Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat

– Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

– Perubahan tempat lebih sulit dilakukan

3) Ruang kantor semi tertutup

Ruangan yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

a) Keuntungan: menjaga privasi kerja

b) Kerugian: perubahan tempat lebih sulit dilakukan

c. Pedoman pembuatan tata ruang kantor

1) Asas-asas tata ruang kantor

a) Asas jarak terpendek

b) Asas rangkaian kerja

c) Asas penggunaan seluruh ruangan

d) Asas integrasi kegiatan

e) Asas perubahan susunan tempat kerja

f) Asas keamanan dan kepuasan karyawan

2) Prinsip-prinsip tata ruang kantor

a) Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan berdekatan

b) Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus

c) Alur kerja harus sederhana

d) Perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang menggunakannya

e) Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama

f) Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung

g) Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan

h) Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian-bagian yang lain dan ditempatkan dekat jendela

3) Faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor

a) Sistem pencahayaan/penerangan

Ada empat jenis pencahayaan:

· Natural lighting= sinar matahari

· Task lighting

· Ambient lighting= lampu-lampu langit-langit

· Accent lighting=daerah-daerah tertentu

Sistem pencahayaan/penerangan ada empat:

· Penerangan direct

· Penerangan semi direct

· Penerangan indirect

· Penerangan semi indirect

b) Sistem warna

Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang lembut akan cocok dengan suasana kerja, diantaranya: abu-abu cerah, krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan.

Macam-macam warna:

· Warna primer: merah, biru, kuning

· Warna sekunder: warna yang dihasilkan dari campuran warna primer

· Warna tersier: campuran dari warna primer dan sekunder

Arti warna dan efek psikologis:

· Merah:berani, sensual, merah

· Kuning: kehangatan, bercahaya dan cerah

· Hijau: alami

· Biru: harmonis, tenang, lapang

· Putih: orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman, terang

· Merah muda: ceria, romantis

· Oranye: bersahabat, hampir sama dengan merah, dll

Pertimbangan dalam memilih warna ruang:

· Ukuran ruang

· Lokasi bangunan

· Lokasi ruangan

· Tipe ruang

· Bentuk ruang

· Tinggi ruang

Keuntungan penggunaan warna yang sesuai

· Kantor lebih menarik dan menyenangkan

· Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan

· Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan gembira

· Produktivitas kerja karyawan akan meningkat

· Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang

· Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan

c) Sistem pengaturan udara ruangan

Prof. Sutarman, seorang Guru Besar Fisiologi Fakultas Kedoktera UI menyatakan “beban panas yang berlebihan dapat menurunkan prestasi kerja”. Suhu udara untuk kondisi bekerj dengan nyaman adalah 25,60C.

Cara mengatasi udara yang panas dan lembab, yaitu:

– Ruangan kantor menggunakan AC yang dapat mengatur suhu secara otomatis

– Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup

– Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang

Keuntungan pengaturan udara yang tepat dan baik:

– Karyawan lebih nyaman dalam bekerja

– Semangat kerja karyawan dapat meningkat

– Kesehatan karyawan lebih terpelihara

– Produktivitas kerja lebih meningkat

– Kualitas kerja menjadi lebih baik

– Memberi kesan yang baik kepada tamu

d) Sistem penataan suara

Suasana yang diperlukan dalam bekerja adalah tenang terutama yang membutuhkan konsentrasi. Tapi jika gaduh dapat menimbulkan produktivitas menurun.

Berikut hal yang ditimbulkan akibat suara gaduh:

– Konsentrasi karyawan terganggu

– Semangat kerja karyawan menuru

– Dapat terjadi gangguan mental/saraf karyawan

– Karyawan tambah lelah

– Kesalahan kerja banyak terjadi

– Produktivitas kerja rendah

Cara mengurangi tingkat kebisingan:

– Ruangan diberi penyadap suara

– Di bawah mesin tik diberi alas karet. Sehingga suaranya dapat diredam

– Pengadaan printer usahakan tidak terlalu bersuara (laser)

– Gerakan disiplin karyawan harus mendapat perhatian

– Tempat pesawat telepon usahakan di tempat khusus

B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi: pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi, dan laporan sarana dan prasarana.

1. Pengadaan

Adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor:

· Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana

· Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan

· Sediakan dan gunaka sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional

· Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana

· Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana

· Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku

Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:

a. Barang habis pakai

Kegiatan perencanaan barang habis pakai:

1) Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan

2) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang

3) Menyusun rencana pengadaan barang

b. Barang tak habis pakai

1) Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada

2) Memperkirakan biaya perlengkapan

3) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia

4) Menyusun rencana pengadaan tahunan

c. Barang tidak bergerak

1) Tanah

Perencanaan tanah sebagai berikut;

a) Menyusun rencana pengadaan tanah

b) Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah

c) Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan

d) Mengadakan survei harga dilokasi

e) Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey

2) Bangunan

Perencanaan bangunan meliputi:

a) Mengadakan survei tentang keperluan bangunan

b) Mengadakan perhitungan luas bangunan

c) Menyusun rencana anggaran biaya

d) Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas

Langkah-langkah dalam pengadaan barang atau bahan kantor;

a. Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke bagian gudang

b. Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang

c. Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian, bendahara akan memeriksa kebutuhan barang/bahan kantor

d. Selanjutnya meminta persetujuan kepada pimpinan/kepala

e. Sebelum barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji (kuantitas dan kualitasnya)

f. Sesudah dicatat barang-barang disimpa di gudang untuk didistribusikan ke unit yang membutuhkan

2. Penyimpanan

Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan

a. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor:

1) Agar barang tidak cepat rusak

2) Agar tidak terjadi kehilangan barang

3) Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari

4) Memudahkan dalam pengawasan

5) Memudahkan dalam analisa

b. Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan:

1) Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan

2) Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentuka

3) Sifat barang yang disimpan

4) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

5) Prosedur dan tata kerja

6) Biaya yang disediakan

7) Tenaga yang diperlukan

8) Jangka waktu penyimpanan

c. Cara penyimpanan barang/bahan kantor:

1) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang)

2) Barang disimpan dalam keadaan bersih

3) Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi

4) Barang disimpan ditempat yang memadai

5) Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari

6) Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air

7) Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci

8) Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan

9) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam

3. Pemeliharaan

Adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor;

· Agar barang tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca

· Agar barang tidak mudah hilang

· Agar barang tidak kadaluarsa

· Agar barang tidak mudah susut

· Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih

Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan berbagai cara:

a. Pemeliharaan berdasarkan waktu

1) Pemeliharaan sehari-hari

2) Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll)

b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

1) Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat elektronik

2) Pemeliharaan barang tidak bergerak: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat, sebaiknya dilakukan setiap hari

Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana:

· Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan

· Bersihkan sarana dan prasarana agar bebas dari debu

· Sediakan alat pemadam kebakaran

· Jangan menyimpan bahan bakar

· Pasang pengumuman dilarang merokok

· Gunakan sarana dan prasarana sesuai SOP (Standard Operating Procedure)

· Pisahkan barang-barang yang rusak dan tidak rusak

· Perbaiki barang-barang yang rusak

· Simpan barang-barang dengan baik dan benar

· Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula

· Matikan listrik dan AC sebelum pulang kera

· Tutup rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk

· Tutup jendela ruangan sebelum pulang kerja

4. Inventarisasi

Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana;

· Agar peralatan tidak mudah hilang

· Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan

· Memudahkan dalam pengecekan barang

· Memudahkan dalam pengawasan

· Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang

Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format pencatatan

a. Buku induk inventaris

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor.

b. Buku golongan barang inventaris

Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

c. Buku catatan barang noninventaris

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang noninventari (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor.

5. Laporan sarana dan prasarana

Adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka waktu tiga bulan, enam bulan atau satu tahun.

a. Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana

1) Sebagai bahan pertanggungjawaban

2) Sebagai pengendali persediaan

3) Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

4) Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan

b. Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung, diantaranya:

1) Bukti penerimaan barang

2) Bukti pembelian barang

3) Bukti pengeluaran barang

4) Kartu barang

5) Kartu persediaan

6) Daftar inventaris

7) Daftar rekapitulasi barang inventaris

c. Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut;

1) Memeriksa barang

2) Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran

3) Menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4) Menghitung pengeluaran barang

5) Menghitung sisa persediaan

6) Mencatat mutasi barang

7) Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

MODUL 5
MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Personil Kantor

Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai; anak buah; awak. Tentunya kita sering mendengarnya dengan istilah karyawan.

1. Pegawai negeri: pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah

2. Pegawai swasta: pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut

3. Pegawai tetap: pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta

Jadi dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.

B. Macam-Macam Personil Kantor

1. Administrator atau petugas pelaksana administrasi

Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

2. Manajer

Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

3. Staf atau pembantu ahli

Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

4. Worker atau pegawai/pekerja

Adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung jawab personil kantor sebagai berikut;

1. Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan

2. Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan masuk

3. Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk

4. Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar

5. Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor

D. Perangkat Kerja Personil Kantor

Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya.

Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas admistrasi adalah komputer. Berikut beberapa kemudahan penggunaan komputer;

1. Dengan microsoft word tidak perlu lagi repot-repot berulang kali mengetik surat

2. Aplikasi spreedsheet pada microsoft exceel dapat memudahkan pengerjaan laporan keuangan

3. Aplikasi data base

4. Alat scanner

5. Lokal area networking

6. Email

E. Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

1. Analisis jabatan

Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab musabab, duduk perkara

Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaa (job evaluation)

Analisis jabatan berguna untuk:

a. Perekrutan dan seleksi karyawan

b. Kompensasi gaji karyawan

c. Evaluasi jabatan

d. Penilaian prestasi kerja karyawan

e. Pelatihan (training)

f. Promosi dan pemindahan karyawan

g. Organisasi

h. Memperkaya pekerjaan

i. Penyederhanaan pekerjaan

j. Penempatan karyawan

2. Rekrutmen

Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.

a. Penentuan dasar rekrutmen

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan unuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi harus diuraikan secara jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan.

b. Penentuan sumber-sumber rekrutmen

1) Sumber internal

Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenui spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru

Keunggulan sumber internal:

a) Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi

b) Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan

c) Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan

d) Waktu perekrutan relatif singkat

Kelemahan sumber internal:

a) Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan

b) Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan

2) Sumber eksternal

Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi mengisi kerja yang diambil dari luar perusahaan, antara lain sebagai berikut:

a) Pelamar datang sendiri

b) Kantor dinas tenaga kerja

c) Lembaga-lembaga pendidikan

d) Pemuatan iklan/advertising

e) Referensi seseorang/rekanan karyawan

f) Mengambil dari perusahaan lain

g) Nepotisme

Keunggulan sumber eksternal

a) Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik

b) Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru

Kelemahan sumber eksternal

a) Kurang ada kesempatan bagi karyawan untuk promosi

b) Biaya rekrutmen relatif besar karena ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi

c) Waktu rekrutmen akan lama

d) Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui

c. Metode-metode rekrutmen

1) Metode tertutup

Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik

2) Metode terbuka

Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar

d. Kendala-kendala rekrutmen

1) Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut gaji

2) Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang dipenuhi semakin sedikit minat.

3) Soliditas perusahaan. Besar kecilnya perusahaan dan soliditasnya

4) Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka dan tertutup mempengaruhi minat pelamar

5) Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja

6) Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian dan banyak pesaing

3. Seleksi

Menurut KBBI, seleksi adalah pemilihan (untuk mendapatkan yang terbaik); metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan

Dalam melakukan seleksi harus memperhatikan hal-hal berikut:

· Seleksi harus efisien dan efektif

· Harus memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku

· Petugas seleksi harus cerdas dan jujur

· Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus diperhatikan dan diartikan secara dinamis

a. Proses seleksi

Penyaring pelamar

 

Tes

Wawancara awal

 

Evaluasi latar belakang dan referensi

Wawancara mendalam

 

Tes kesehatan/fisik

 

Pengambilan keputusan

b. Langkah-langkah seleksi personil kantor

1) Seleksi administratif

Biasanya dilihat dari kebenaran informasi surat lamaran

2) Penarikan tenaga kerja

3) Klasifikasi jabatan

4) Tes dan wawancara

a) Tes

Tujuan diadakan tes à untuk mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon karyawan

Tes terdiri dari sebagai berikut:

· Tes individuàtes kemampuan yang dilakukan secara perorangan, biasa dilakukan dengan praktik

· Tes kelompokàtes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasa dilakukan dengan praktek atau tertulis

· Tes intelegensiàtes untuk mengetahui tingkat kecerdasan

· Tes minatàtes untuk mengetahui minat pelamar

· Tes kepribadianàuntuk mengetahui kepribadian pelamar

· Tes bakatàuntuk mengukur bakat pelamar

· Tes kesehatanàtes untuk mengetahui kesehatan pelamar

b) Wawancara

Tujuan wawancara:

· Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja

· Memastikan kebenaran data tertulis pelamar

· Memastikan pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat

· Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan

· Ajang promosi bagi perusahaan

Umumnya ada dua jenis wawancara

· Wawancara subjektif

Dalam wawancara ini terkadang masih terjadi unsur subjektivitas. Walau bagaimanapun pewawancara juga manusia biasa, kadang pewawancara cenderung melihat hal-hal negatif pada diri pelamar, ada rasa suka tidak suka, sehingga wawancara tidak berjalan secara objektif.

· Wawancara objektif

Agar wawancara berlangsung secara objektif, harus memperhatikan hal-hal berikut:

– Pewawancara bersikap netral, tidak berpihak pada salah satu pelamar, tidak membedakan suku bangsa dan agama pelamar.

– Pewawancara adalah seorang ahli dan mempunyai pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan yang luas tentang perusahaan.

– Pewawancara sebaiknya menyimak dengan baik setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh

– Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasil wawancara secara singkat, jelas dan sistematis.

– Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan diusahakan menciptakan suasana bersahabat, sehingga diharapkan pelamar bisa bebas mengemukakan pendapatnya.

5) Penempatan personil kantor

Apabila proses seleksi telah selesai, pelamar yang diterima ditempatkan di suatu bagian tertentu.

Penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru tetapi berlaku pula bagi karyawan lama yang mengalami mutasi.

c. Tujuan seleksi

Untuk memperoleh karyawan yang:

1) Qualified dan profesional

2) Jujur dan disiplin

3) Inovatif dan bertanggung jawab

4) Cakap dengan penempatan yang tepat

5) Kreatif dan dinamis

6) Berdedikasi tinggi

7) Memenuhi syarat Undang-undang perburuhan

8) Dapat bekerja sama

9) Dapat bekerja mandiri